Avis d'échéance de loyer

L'avis d’échéance de loyer est un appel de loyer. Il est envoyé par le propriétaire d’un logement ou par son mandataire au locataire occupant pour lui rappeler la date du paiement  – la date d'échéance – et le montant du loyer. L'envoi d'un avais d'échéance n'est pas obligatoire et sa forme est libre. Tout comme la délivrance d'une quittance de loyer, un avis d'échéance ne peut pas être facturé au locataire – dans un contrat de location, une clause de facturation des avis d'échéance et de quittances de loyer est concidérée comme non valide. 

Quand envoyer un avis d'échéance 

L'envoi d'un avis d'échéance de loyer n'est pas obligatoire. Il revient au propriétaire de décider quand et à quelle fréquence de les envoyer. 

Un envoi régulier, 3-5 jours avant la date d'échéance, est recommandé en cas de retards de paiement répétitifs. C'est souvent l'option adoptée par les agences de location envers tous leurs locataires.

En cas de non paiement, un avis d'échéance sert à signaler le dépassement de la date de paiement du loyer et rappeler au locataire les termes du contrat. Dans le cadre d'une couverture par une assurance des loyers non payés, cet avertissement est demandé par les assureurs avant de déclancher les procédures de mise en demeur, de récouvrement et/ou d'expulsion.  

Pour signaler un changement ponctuel ( travaux ou frais de maintenance incombants au locataire etc ) ou pérenne tels qu'une révision annuelle du loyer ou une hausse des charges locatives, un avis d'échéance sert à informer le locataire d'une nouvelle situation et lui communiquer les montants dus et la date limite du paiement. Pour la même raison, un avis d'échéance est courrant en début et à la fin de la location : il permet de confirmer au locataire le montant exact des premièr et dernier loyers au prorata.  

Un avis d'échéance est inutile si le locataire paie régulièrement son loyer à la date d'échéance prévue par le bail et qu'aucun paiement ou remboursement exceptionnel n'est à signaler. 

Que mettre dans un avis d'échéance

La forme d'un avis d'échéance n'est pas définie par la loi. En tant qu'un courrier de notification, le bailleur est libre d'y exposer toute information qu'il juge indispensable à signaler au locataire. Pour rester claire et passer le message sans ambigüité, les informations suivantes sont indiquées : 

• Identité du locataire – reprendre le nom complet et la civilité de tous les signataires du bail ;
• Adresse complète du logement en location telle qu'elle est inscrite dans le bail ;
• L'identité et coordonnées du bailleur. Le locataire doit avoir la certitude de la provenance du courrier et disposer des informations nécessaires pour contacter le bailleur au cas où il a besoin de précisions ou en cas de désaccord ;
• Les montant total et détails de l'échéance. Afin d'assurer la compréhension, les loyer, charges locatives et autres frais dus doivent être mentionnés séparément. Il est util de rappeler le montant total dû en chiffres comme en lettres. En cas d'erreur, le montant inscrit en lettres prévaut ;
• La date d'échéance à laquelle le paiement doit ou aurait dû parvenir selon les termes du bail. Si un délai a été accordé, il est opportun de le rappeler.
• Pour des raisons de clarté impeccable, il vaut mieux rappeler les dates de début et de fin de la période due. S'il est question de plusieurs échéances, mentionnez-les distinctement avec les montants dus. 

Rédiger un avis d'échéance

Comment envoyer un avis d'échéance 

Pour un avis d'échéance régulier, un envoi par email est à privilégier.

En cas de non paiement un rappel par courrier recommandé peut s'avérer nécessaire. Cette lettre témoignera :

• que le bailleur a constaté le manquement du locataire,
• qu'il a fait son devoir de bon gérant de signaler au locataire l'existance d'une dette locative 
• et qu'il n'a pas renoncé à cette dette.